Suite documentale - scrivania del funzionario

Utenti del servizio

Il servizio si rivolge agli operatori della Pubblica Amministrazione.

Presentazione

Il progetto rientra nelle iniziative promosse dalla Regione Piemonte a supporto dell'informatizzazione delle Pubbliche Amministrazioni del territorio regionale tramite l'infrastruttura Rupar Piemonte.

La Scrivania del Funzionario è parte integrante del Sistema di Workflow, un sistema di gestione delle pratiche amministrative che permette di trattare in modalità integrata le informazioni relative allo svolgimento di un iter amministrativo, dall'attività di registrazione di documenti in ingresso ed uscita, alla produzione di documenti interni, all'emanazione di atti finali. L'adozione di un sistema informativo che automatizzi il flusso di lavoro regolato dai Procedimenti Amministrativi potrà consentire lo snellimento della circolazione delle informazioni tra gli uffici nonché il rapido reperimento dei dati inerenti una pratica tramite funzioni di interrogazione avanzate a supporto dello svolgimento delle attività interne o mirate alla divulgazione di informazioni all'esterno dell'Ente. L'attuazione del sistema complessivo potrà prevedere, come attività di partenza, il Censimento dei Procedimenti Amministrativi di interesse per l'Ente in linea con quanto previsto dalla legge 241/1990 sulla trasparenza e potrà avere come scopo ultimo la messa a disposizione dell'ufficio di Relazioni con il Pubblico di uno strumento di consultazione, a supporto delle sue attività di divulgazione presso i cittadini, delle informazioni relative ai flussi amministrativi e sullo stato di avanzamento delle pratiche in carico all'Ente. Il sistema di gestione dei flussi così costruito è in grado di soddisfare le esigenze degli uffici e di gestire qualsiasi tipo di flusso di lavoro di competenza di un Ente; l'approccio adottato è finalizzato al raggiungimento di quello che CNIPA definisce il più alto livello realizzativo nell'informatizzazione dei flussi documentali. La Scrivania del Funzionario permette la gestione di pratiche amministrative in base all'analisi e alla configurazione dei flussi. In particolare, le funzionalità specifiche fornite sono:

• gestione della protocollazione dei documenti in completa integrazione con il Protocollo Rupar;
• gestione in modo multiplo di insiemi di pratiche omogenee;
• generazione di documenti Word in base a modelli predefiniti ed associati ad attività particolari del processo trattato;
• generazione di report Excel su un insieme di pratiche precedentemente selezionate, con la possibilità di configurare di volta in volta quali informazioni debbano comparire;
• visualizzazione della definizione grafica del flusso, navigabile da parte del funzionario in modo di selezionare e visualizzare il dettaglio di sottoprocessi e attività interne al flusso stesso;
• visualizzazione dell'elenco delle attività da svolgere simulando la gestione cartacea di una scrivania del funzionario;
• visualizzazione delle scadenze delle pratiche gestite;
• visualizzazione e interrogazione delle pratiche amministrative create all'interno della propria struttura o in quelle da essa dipendenti.